Ein einzelner Nutzer muss möglicherweise verschiedene Aufgaben mit Assets in verschiedenen Katalogen durchführen. Wenn Sie den Nutzern die Mitgliedschaft in einem Katalog gewähren, müssen Sie ihnen auch eine Zugriffsebene für diesen Katalog zuweisen. Jede Zugriffsebene hat einige vorgegebene Berechtigungen, manche davon können aktiviert werden und andere nicht. Einstellungen, die bei einer bestimmten Zugriffsebene nicht geändert werden können, sind grau dargestellt.
Zugriffsebenen:
Reader: Kann suchen und andere elementare Aufgaben durchführen. Readers können keine Felder innerhalb des Katalogs hinzufügen, löschen oder bearbeiten.
Editor: Hauptsächlich für Nutzer, die Datenerfassung durchführen. Das Hinzufügen oder Löschen von Katalogeinträgen ist diesen Nutzern nicht erlaubt.
Publisher: Wird vor allem eingesetzt, damit Nutzer Katalogeinträge hinzufügen und löschen können. Während solche Nutzer auch Daten eingeben können, sind sie doch insofern eingeschränkt, dass sie keine Felder verändern oder definieren können.
Katalog-Administrator: Kann jede Aktion durchführen, die innerhalb des Portfolio Web zur Verfügung steht, und kann sich auch in der Anwendung Portfolio Admin anmelden, um Berichte zu erzeugen, NetPublish-Sites (Erweiterungsmodul) zu verwalten und den Katalog zu verändern; dazu gehört ebenfalls die Festlegung von benutzerdefinierten Feldern, Master-Schlüsselworten und überwachten Ordnern sowie die Konfiguration aller katalogspezifischen Einstellungen.
Zusätzliche Zugriffsebenen: Portfolio Web-Client
Die folgenden Vorgänge stehen im Portfolio Web-Client zur Verfügung und Nutzer können über den Portfolio Admin dafür aktiviert oder deaktiviert werden.
- Zugriff und Verarbeitung von Originalen: Kann Originaldateien herunterladen. Wenn diese Berechtigung und Konvertierungsvoreinstellungen nutzen gewährt werden, hat der Nutzer Zugriff auf den Batch-Prozess.
- Veröffentlichung von NetPublish-Sites: Ermöglicht dem Nutzer die Publikation und Modifizierung von NetPublish-Sites.
- Smart Keyword erlaubt: Damit kann der Nutzer die Funktion Smart Keyword-Vorschlag für Katalog-Assets verwenden (Erweiterungsmodul).
- Assets prüfen: Für Vault-basierte Kataloge erlauben Sie dem Nutzer, ein Asset zu überprüfen.
- Metadaten einbetten: Erlaubt dem Nutzer die Bearbeitung von Metadaten, die in eine Datei eingebettet werden können.
- Metadaten importieren/exportieren: Nutzer können Metadaten für Assets in eine Textdatei exportieren oder Metadaten für bestehende katalogisierte Assets aus einer Textdatei importieren (entweder aus einem weiteren Portfolio-Katalog oder aus einem anderen System).
- PDF erstellen: Damit kann der Nutzer ein PDF-Kontaktformular erstellen.
- Verwalten der Konvertierungsvoreinstellungen: Ermöglicht den Nutzern die Verwendung der Funktion Konvertierungsvoreinstellungen bearbeiten und die Speicherung von Voreinstellungen aus dem Batch-Prozess.
- Öffentliche Sammlungen verwalten: Damit können Nutzer öffentliche Sammlungen erstellen, aktualisieren und löschen.
- Konvertierungsvoreinstellungen nutzen: Erlaubt den Nutzern, benutzerdefinierte Konvertierungsvoreinstellungen zu verwenden, die von anderen erstellt wurden. Wenn diese Berechtigung und Zugriff und Verarbeitung von Originalen gewährt werden, hat der Nutzer Zugriff auf den Batch-Prozess.