Einer der wichtigsten Faktoren zum Aufbau eines effizienten Arbeitsablaufs in Portfolio sind Schlüsselwörter. Bevor Sie eine Master-Schlüsselwortliste starten, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen;
Vorüberlegungen:
- Definieren Sie die Ziele Ihrer Organisation.
- Denken Sie über die am häufigsten verwendeten Wörter nach, um ihre Assets zu beschreiben, zum Beispiel „Tier“ oder „Hund“.
- Entscheiden Sie sich, ob Sie Sätze mit Schlüsselwörtern in einzelne Schlüsselwörter aufteilen oder sie nur als Sätze/Redewendungen eingeben wollen. Wenn Sie sie aufteilen wollen, stellen Sie sicher, dass die Option „Beim Hinzufügen von Schlüsselwörtern Sätze in separate Schlüsselwörter aufteilen“ aktiviert ist.
Erstellen einer Master-Schlüsselwortliste: Administrator-Zugriffsrechte sind erforderlich
- Geben Sie sie manuell in Portfolio ein.
- Importieren Sie eine Textdatei in Portfolio.
- Die Schlüsselwortliste muss eine einfache Textdatei mit einem Schlüsselwort pro Zeile sein.
- Verschachtelte Schlüsselwörter können mit Tabs erstellt werden.
Nächste Schritte:
- Öffnen Sie den Portfolio Admin.
- Wählen Sie Kataloge und dann den Katalog, dem Sie die Master-Schlüsselwortliste hinzufügen wollen.
- Wählen Sie Katalogfelder.
- Klicken Sie auf Systemfelder im Pulldown-Menü.
- Geben Sie das Schlüsselwort manuell ein oder klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Feld Vordefinierte Werte und wählen Sie importieren.
- Navigieren Sie zu Ihrer Textdatei.
- Laden Sie sie in Portfolio hoch.
Profi-Tipp: Sie können Änderungen an den Schlüsselwörtern „sperren“ und verhindern, dass andere Nutzer andere Schlüsselwörter eingeben. In der Liste Vordefinierte Werte wählen Sie „Nur Schlüsselwörter von dieser Liste zulassen“.