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Wie man Kataloge erstellt

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JenniferG
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Im Modus Portfolio Admin kann der Administrator Kataloge erstellen und verwalten.  Vor der Erstellung eines Katalogs müssen Sie zunächst eine Katalog-Vorlage wählen und die Art der Speicherung festlegen.

 

Katalog-Vorlagen

Portfolio bietet vier sofort einsetzbare Katalog-Vorlagen. Jede Vorlage kann individuell angepasst werden. Außerdem können Nutzer eine Vorlage erstellen und anpassen. Weitere Informationen über Katalog-Vorlagen findet man hier.

  1. Allgemeine Verwendung: Standard-Vorlage.
  2. Einfach: Diese Vorlage enthält keine benutzerdefinierten Felder und ist nicht konfiguriert, um Metadaten aus Dateien zu extrahieren.
  3. Spektrum: Spektrum ist der britische Standard, um Sammlungen zu verwalten.
  4. VRA Core: Der VRA Core ist ein Datenstandard für visuelle und künstlerische Werke.
  5. Individuelle Katalog-Vorlagen: Sie können eigene anpassbare Vorlagen erstellen.

 

Speicherungsarten für Kataloge

Es ist wichtig, die Ziele der Organisation zu berücksichtigen, wenn man eine Speicherungsart auswählt.

Der Vault: 

Vault-Kataloge werden im Portfolio-Vault gespeichert und von Portfolio verwaltet.  Der Vault ist eine sichere Standard-Datenbank, die keinen Zugriff für zwangloses Durchblättern erlaubt. Der Portfolio Administrator oder Katalog Administrator kann steuern, wer Zugriff auf die Vault Assets hat.    Ein Vault-Katalog ist ideal für Assets, bei denen zusätzliche Sicherheit zwingend notwendig ist.

 

Vorteile des Vault-Katalogs Überlegungen zum Vault-Katalog
  • Asset-Versionsverwaltung (in Überwachten Ordnern nicht verfügbar).
  • Asset Ein-/Auschecken.
  • Verhinderung von unbefugtem Zugriff auf Assets.
  • Schnelle, sichere Speicherung von Assets.
  • Die Speicheranforderungen können wesentlich höher sein als in Katalogen in Überwachten Ordnern, insbesondere, wenn die Versionsverwaltung aktiviert ist.   (!)

 

Überwachte Ordner: 

Vorteile von Katalogen in Überwachten Ordnern Überlegungen zu Katalogen in Überwachten Ordnern
  • Assets können überall auf Ihrem Netzwerk platziert werden.
  • Ein fest zugeordneter Serverbereich für Ihre Assets ist nicht erforderlich.
  • Wenn Assets auf einem AutoSync-Ordner hinzugefügt oder entfernt werden, erkennt Portfolio die Änderungen und aktualisiert sie automatisch.
  • Alle Orte, an denen Assets gespeichert werden, brauchen Lese-/Schreibzugriff auf Portfolio.
  • Die Sicherung einzelner Assets kann aufwändig sein, falls mehr als ein Speicherort genutzt wird. (!)
  • Nutzer, die Portfolio nicht verwenden, aber Netzwerk-Zugriff haben, können Assets entfernen. (!)
  • Versionsverwaltung ist mit Katalogen in Überwachten Ordnern nicht verfügbar. (!)

Hinweis: Wenn man Kataloge in Überwachten Ordnern auswählt, ist es wichtig, dass sich alle Nutzer auf einen Arbeitsablauf verständigen.  Hat man keinen etablierten und geltenden Arbeitsablauf durchgesetzt, kann das zu falsch verwalteten oder gelöschten Assets führen.

Wenn Sie sich für Ihre Katalog-Vorlage und die Speicherungsart entschieden haben, ist es an der Zeit, einen Katalog zu erstellen.

 

Nächste Schritte: Katalog erstellen

  1. Im Portfolio Admin klicken Sie auf Kataloge.
  2. Klicken Sie auf Neuen Katalog hinzufügen.
  3. Wählen Sie eine Katalog-Vorlage.
  4. Geben Sie einen Katalognamen ein.
  5. Wählen Sie eine Kollationsmethode (Sprache) vom Dropdown-Menü.
  6. Wählen Sie die Speicherungsart.
    1. Vault-Katalog
    2. Überwachte Ordner
  7. Klicken Sie auf den Button Erstellen.

 

 

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