Connect Fonts: Importieren einer Liste von Benutzern

Sie können Connect Fonts-Benutzerkonten erstellen, indem Sie eine formatierte Liste mit E-Mail-Adressen und Namen importieren.

Benutzerlisten, die aus einer anderen Quelle exportiert wurden, müssen unter Umständen erst bereinigt werden, bevor sie in Connect Fonts importiert werden können. Weitere Hinweise dazu finden Sie unter Importieren einer exportierten Liste.

Die Importdatei muss eine durch Kommas getrennte Liste sein. Jede Zeile in der Liste enthält eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen und einen Nachnamen. Es dürfen keine Felder ausgelassen werden. Wenn Sie Adele einladen möchten, Ihrem Team beizutreten, müssen Sie ihren Nachnamen (Adkins) angeben.

Speichern Sie die Datei im UTF-8-Format mit entweder Windows- (CR/LF)- oder Unix- (LF) Zeilenenden.

Sie können die Liste mit Ihrem bevorzugten Tabellenkalkulationsprogramm erstellen und sie dann im entsprechenden Format speichern oder exportieren.

Geben Sie in jeder Zeile die E-Mail-Adresse in Spalte A, den Vornamen in Spalte B und den Nachnamen in Spalte C ein.

Wenn Sie Ihre Liste in Microsoft Excel erstellen, klicken Sie auf Datei > Speichern unter und stellen Sie als Dateiformat CSV UTF-8 ein, um sie im CSV-Format zu speichern.

Wenn Sie Ihre Liste in Apple Numbers erstellen, vergewissern Sie sich, dass nur drei Spalten angezeigt werden, und klicken Sie dann auf Ablage > Exportieren > CSV, um sie im CSV-Format zu exportieren.

Wenn Sie die oben genannte Datei exportieren, sieht es in etwa so aus:

• superman@dailyplanet.news,Clark,Kent¬

• queenbey@music.net,Beyoncé,Knowles¬

• antman@avengers.org,Scott,Lang¬

• justadele@music.co.uk,Adele,Adkins

In diesem Fall steht ¬ für ein Zeilenende. In einigen Editoren wird möglicherweise die Absatzmarke ¶ angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die letzte Zeile in der Datei kein Endzeichen enthält. Dies trifft auf die meisten CSV-Dateien zu, doch Connect Fonts importiert Dateien mit einer abschließenden Zeilenendemarkierung korrekt.

Importieren Ihrer Benutzerliste in Connect Fonts:

1. Klicken Sie auf das -Menü neben Nutzer einladen und wählen Sie Massenimport der Nutzer ausführen aus.

2. Falls bereits Benutzerkonten vorhanden sind, Sie jedoch diejenigen entfernen möchten, die nicht in Ihrer Importdatei enthalten sind, wählen Sie Entfernen Sie in Connect alle Nutzer, die nicht in der Importdatei enthalten sind aus.

   (Connect entfernt lediglich Benutzerkonten, nicht Administratoren oder den Lizenzmanager.)

3. Klicken Sie auf Datei hochladen, wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf Hochladen.

   • Wenn die Importdatei Fehler enthält, zeigt Connect die Fehler an und führt den Import nicht aus.

   • Würden durch den Import mehr Konten entstehen, als Sie Lizenzen haben (nach Berücksichtigung entfernter Benutzer), informiert Connect Sie entsprechend und führt den Import nicht aus.

   • Sollten Sie entschieden haben, bestehende Benutzerkonten zugunsten der Konten in der Importdatei zu entfernen, zeigt Connect Ihnen eine Liste der Benutzerkonten an, die es entfernen wird.

   • Wenn die Datei korrekt importiert wurde, wird die Benutzerliste aktualisiert.

Sollten Sie nach erfolgreichem Import eine ungewöhnliche Zeichenfolge an der Stelle sehen, an der ein einzelner akzentuierter oder ein anderer nicht englischer Buchstabe erscheinen müsste, vergewissern Sie sich, dass Ihre Datei im UTF-8-Format gespeichert ist. Möglicherweise müssen Sie die Datei erneut aus Ihrer Tabellenkalkulation exportieren und in Connect Fonts importieren.

Extensis teilt neuen Benutzern per E-Mail mit, dass Sie sie zur Verwendung von Connect Fonts eingeladen haben.

Connect erstellt neue Benutzerkonten nur mit Leseberechtigung und ohne zugewiesene Schriftbibliotheken.

Importieren einer exportierten Liste

Viele Benutzer möchten eine Liste mit Connect Fonts-Benutzern importieren, die sie aus einer anderen Quelle exportiert haben, zum Beispiel aus einem Active Directory-Dienst.

Wenn Sie die Kontrolle über die Quellliste haben, stellen Sie sicher, dass sie nur die von Ihnen benötigten Felder und Zeilen enthält und dass die Feldwerte (E-Mail, Vorname und Nachname) durch Kommas und nicht durch Tabulatoren oder Semikolons getrennt sind.

Es empfiehlt sich, einen guten Texteditor zur Hand zu haben, um Textdateien zu überprüfen und kleinere Korrekturen vorzunehmen. Wenn Sie zum Beispiel eine Datei mit Tabulatortrennung erhalten haben, können Sie die Tabulatorzeichen einfach suchen und durch Kommas ersetzen.

Ein Kunde hat uns ein Beispiel für eine Datei zur Verfügung gestellt, die aus einer Active Directory-Quelle exportiert wurde. In diesem Fall sieht die Datei wie folgt aus:

• E-Mail;Abteilung;Nachname;Vorname¬

• sjones@thecompany.com;Advertising;Jones;Sam¬

• art.ornott@freelance.net;Marketing;Ornott;Art¬

• henri@freelance.net;Marketing;Galveston;Hénri¬

• bsawyer@thecompany.com;Finance;Sawyer;Buzz

(Auch hier zeigt das ¬ ein Zeilenende an.)

Diese Datei hat eine Kopfzeile (die angibt, welche Daten die jeweilige Spalte enthält) und vier Spalten. Die zusätzliche Spalte ist die zweite mit der Bezeichnung „Abteilung“. Außerdem sind die Spalten „Vorname“ und „Nachname“ nicht in der Reihenfolge, in der wir sie brauchen.

Um dies zu beheben, gehen wir wie folgt vor: Wir nehmen die ursprüngliche .csv-Datei, öffnen oder importieren sie in eine Tabellenkalkulation und exportieren sie dann als neue, korrekt formatierte .csv-Datei, die dann in Connect Fonts importiert werden kann.

Korrigieren der Importdatei in Numbers

Die Numbers-Anwendung ist zwar nur für Apple-Geräte verfügbar, doch die iCloud-Version funktioniert auch unter Windows einwandfrei und der Prozess zur Korrektur der Datei ist fast identisch zur Desktop-Version.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Öffnen mit > Numbers (oder Numbers.app) aus.

   Numbers sollte das Semikolontrennzeichen erkennen und die Daten anzeigen:

   

2. Um die Spalte „Abteilung“ zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Kopfzeile der Spalte B, sodass der Menüpfeil ˅ angezeigt wird. Dann klicken Sie auf das ˅-Symbol und wählen im Menü Spalte löschen aus.

   Sobald Sie eine Änderung an den Daten vornehmen, gibt Numbers der Tabelle einen temporären Namen mit der Erweiterung .numbers.

3. Klicken Sie auf den (neuen) Spaltenkopf C und ziehen Sie dann die Spalte C zwischen die aktuellen Spalten A und B.

   

4. Da die erste Zeile in der Tabelle keine richtigen Daten enthält, müssen wir sie löschen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeilenbeschriftung, bis der Menüpfeil ˅ angezeigt wird. Dann klicken Sie auf den Pfeil und wählen im Menü Zeile löschen aus.

   

5. Wählen Sie Ablage > Exportieren > CSV aus. Klicken Sie im Dialogfeld auf Weiter und speichern Sie die neue Datei ab (achten Sie darauf, die Originaldatei nicht zu überschreiben).

Wenn Sie Numbers beenden, werden Sie aufgefordert, die neue Datei zu speichern. Sie können unbesorgt auf Löschen klicken.

Korrigieren der Importdatei in Excel

1. Starten Sie Excel und öffnen Sie eine neue leere Arbeitsmappe.

2. Klicken Sie auf das Menüband Daten.

3. Klicken Sie in Excel für Windows im Bereich Daten abrufen und transformieren auf Aus Text/CSV.

   Klicken Sie in Excel für Mac auf Daten abrufen (Power Query) und dann auf Text/CSV.

4. Wählen Sie in Excel für Windows die zu importierende Datei aus und klicken Sie auf Importieren.

   Klicken Sie in Excel für Mac auf Durchsuchen, wählen Sie die Datei aus, klicken Sie auf Daten importieren und dann auf Weiter.

   

5. Klicken Sie auf Laden, um die Daten in die Tabelle zu laden.

   Bei Verwendung unserer Beispieldaten erstellt Excel ein Blatt mit 4 Spalten und 6 Zeilen.

   

6. Um die Spalte „Abteilung“ zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf B und wählen im Menü Zellen löschen aus.

7. Um die Spalte „Vorname“ an die zweite Position zu verschieben, klicken Sie auf den Spaltenkopf C, halten die Umschalt gedrückt und bewegen dann den Mauszeiger zwischen den Spaltenkopf und den Bereich oberhalb der ersten Zeile.

   In Excel für Windows wird der Mauszeiger zu einem 4-Wege-Pfeil.

   In Excel für Mac verwandelt sich der Mauszeiger in eine Hand.

   Ziehen Sie Spalte C, bis Sie eine durchgehende Trennlinie zwischen Spalte A und Spalte B sehen, und lassen Sie dann die Maustaste los.

   

8. Klicken Sie in den Datenbereich der Tabelle und dann auf das Menüband Tabellenentwurf (in Excel für Mac ausschließlich als Tabelle bezeichnet).

9. Deaktivieren Sie die Option Kopfzeile.

   Daraufhin löscht Excel die erste Tabellenzeile.

10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeilenkopf der ersten Zeile und wählen Sie im Menü Zellen löschen aus.

11. Entfernen Sie auf die gleiche Weise die neue erste Zeile (die lautet: E-Mail, Vorname, Nachname).

    Die Tabellenkalkulationsdaten entsprechen nun dem Format, das wir in Connect Fonts importieren müssen.

12. Klicken Sie in Excel für Windows auf Datei, klicken Sie auf Speichern unter, klicken Sie auf Durchsuchen, geben Sie den Namen für die geänderte Datendatei ein, wählen Sie CSV UTF-8 aus dem Menü Dateityp und klicken Sie dann auf Speichern.

    Wählen Sie in Excel für Mac Ablage > Sichern unter aus und geben Sie einen Dateinamen ein. Anschließend wählen Sie im Menü Dateiformat die Option CSV UTF-8 aus und klicken auf Speichern.

    (Wenn Excel ein Warndialogfeld anzeigt, klicken Sie auf OK, um fortzufahren.)