Description
Je veux exporter des données de catalogues depuis Portfolio. Comment faire ?
Solution
Si vous utilisez Portfolio 1.5 ou une version supérieure, vous pouvez exporter les données des champs depuis votre catalogue en tant que fichier texte délimité par des tabulations. Cet article explique comment effectuer cette opération.
Autorisations :
Vous devez être connecté en tant qu'utilisateur ayant l'autorisation d'exporter des données depuis votre catalogue. Les comptes administrateur ont cette autorisation par défaut. Vous pouvez autoriser les comptes Correcteur et Éditeur en suivant ces étapes :
- Connectez-vous dans l'administration de Portfolio
- Cliquez sur Niveaux d'accès
- Cliquez sur Éditeur ou Correcteur
- Activez l'exportation / importation des métadonnées
À noter : ceci donnera à tous les utilisateurs Correcteurs la capacité d'exporter et d'importer les métadonnées des métadonnées, depuis et dans tous vos catalogues.
Exporter les données
Avant de pouvoir exporter des données, vous devez sélectionner la source. Vous pouvez exporter des galeries entières, des dossiers surveillés entiers, ou des miniatures sélectionnées :
- Connectez-vous dans Portfolio Web et sélectionnez le catalogue depuis lequel vous voulez exporter les données.
- Cliquez droit (Windows) ou Ctrl-Clic (Mac) sur un organisateur, une galerie, un dossier ou un groupe de ressources sélectionnées.
- Choisissez 'Exporter les données...'
- Cliquez sur 'Afficher les tâches'
- Lorsque Portfolio a terminé d'exporter les données, cliquez sur 'Télécharger' puis fermez la boîte contextuelle.
Les données seront téléchargées en un fichier texte délimité par des tabulations. La ligne d'en-tête se compose des noms des champs qui sont exportés, séparés par des tabulations. Le premier champ exporté est RID, qui représente l'identifiant unique de chaque ressource dans Portfolio. Tous les champs de votre catalogue sont exportés, sauf Miniature, Texte du document et Taille de miniature. Pour les champs qui comprennent de multiples valeurs, (comme Mots-clés), les valeurs sont séparées par le caractère |, barre verticale.
Vous pouvez ouvrir ce fichier texte dans Microsoft Excel ou toute autre application qui traite les données délimitées par des tabulations.