Description
Comment puis-je importer des métadonnées dans un catalogue Portfolio ?
Solution
Cet article explique comment importer des métadonnées depuis un fichier texte vers un catalogue Portfolio. Veuillez noter que ces instructions ne sont pas valables pour Portfolio Server 11 et les versions précédentes. Les fichiers texte exportés depuis Portfolio Server 11 et versions antérieures ne sont pas compatibles avec Portfolio 1 et versions plus récentes. Si vous avez besoin d'importer un tel fichier texte dans la nouvelle version de Portfolio, veuillez contacter l'assistance technique d'Extensis pour obtenir de l'aide.
Activer le niveau d'accès
Avant de pouvoir importer des métadonnées dans un catalogue Portfolio, vous devez activer l'autorisation 'Importer les métadonnées'. Elle est accordée par défaut aux utilisateurs disposant des droits d'administration, mais il est nécessaire de l'activer pour les utilisateurs de niveau Éditeur et Correcteur. L'autorisation 'Importer les métadonnées' ne peut être activée pour les Lecteurs. À noter : il s'agit d'une fonction puissante et elle ne devrait être disponible qu'aux utilisateurs qui la comprennent. Des erreurs peuvent causer l'effacement ou la réécriture incorrecte des métadonnées du catalogue. Voici comment activer l'importation des métadonnées :
- Connectez-vous dans l'administration de Portfolio
- Cliquez sur Niveaux d'accès dans la bande de gauche.
- Choisissez Éditeur ou Correcteur
- Cochez la case d'importation des métadonnées
Créer un fichier texte
Portfolio peut importer des métadonnées depuis un fichier texte délimité par des tabulations enregistré avec l'encodage UTF-8. Vous pouvez créer ce type de fichier texte avec tout bon éditeur de texte ou tableur. Si vous disposez de Excel, enregistrez le fichier en choisissant Texte délimité par tabulations dans la liste des types de fichiers. Voici une liste d'exigences pour réussir l'importation de métadonnées à partir d'un fichier texte :
- Une colonne est nécessaire pour chaque champ de métadonnées à importer.
- Chaque colonne doit être séparée par une tabulation, à savoir, 'Délimité par des tabulations'
- Chaque ligne doit être séparée par un Retour chariot, à savoir la touche Entrée ou Retour.
- Les noms de champs dans le fichier texte doivent être identiques à ceux de votre catalogue.
- Le fichier texte peut uniquement contenir les colonnes de champs qui existent dans le catalogue cible. L'importation échouera si un champ est manquant.
- Portfolio utilise le premier champ comme valeur clé. Ce champ doit contenir uniquement des valeurs uniques, comme l'ID de l'élément ou le Chemin.
- Si un champ a plusieurs valeurs, comme les mots clés, chaque valeur doit être séparée par le caractère |, à savoir la barre verticale ("pipe"). Exemple : pommes|bananes|oranges
- Les types de champ dans Portfolio déterminent le type de données qu'ils peuvent contenir :
- Les champs Chaîne ou Bloc de texte peuvent contenir tout type de données.
- Les champs booléens, date/heure, décimal, numéro et URL ne peuvent contenir que les données particulières à ce type de champ.
- Les fichiers texte doivent être enregistrés avec l'encodage UTF-8.
Pour vous aider à vous représenter la chose, voici une copie d'écran d'une feuille Excel avec deux champs : Nom de fichier et Mots-clés :
Remarquez comment le champ multi-valeurs Mots-clés utilise le signe | pour séparer chaque valeur. Voici une copie d'écran du même fichier après avoir été enregistré au format de texte délimité par des tabulations :
Remarquez les tabulations entre les colonnes Nom de fichier et Mots-clés, et le signe | entre chaque mot-clé
Sauvegarder le catalogue
Important ! Il est conseillé de faire une sauvegarde du catalogue avant d'importer des métadonnées, juste au cas où il y ait une erreur dans le fichier texte. Les instructions de Sauvegarde/Restauration de l'aide Portfolio en ligne vous indiqueront comment faire.
Importer le fichier texte
Avant d'importer un fichier texte, notez ce qui suit :
- Toutes les valeurs de champs existantes sont remplacées.
- Les données des champs multi-valeur seront remplacées.
- Si des noms de fichiers sont en double, dupliqués dans le catalogue, ils obtiendront tous les mêmes métadonnées que le premier dans le catalogue.
- Si un champ avec une liste prédéfinie permet des valeurs supplémentaires, il permettra d'importer les données. Cependant, l'importation n'ajoutera aucunes nouvelles valeurs à la liste prédéfinie.
- Si un champ avec une liste prédéfinie ne permet pas d'autres valeurs, les valeurs qui ne sont pas dans la liste seront ignorées lors de l'importation.
Remarque : avant d'importer un fichier texte volumineux, il est une bonne pratique d'effectuer une importation pour tester avec seulement quelques lignes de données. Si le test est concluant, vous pouvez importer toutes les métadonnées. Lorsque vous êtes prêt, voici les étapes pour l'importation des métadonnées :
- Connectez-vous au client Web Portfolio sous un compte d'utilisateur qui a l'autorisation d'importer des métadonnées.
- Choisissez un catalogue dans la liste des catalogues sur la bande à gauche.
- Cliquez droit (Windows) ou Ctrl-Click (Mac) sur la galerie 'Tous les éléments', puis choisissez 'Importer les données'.
- Sélectionnez votre fichier texte dans la boîte de dialogue qui apparaît.
- Portfolio traitera ensuite le fichier texte et ajoutera ses métadonnées à votre catalogue. Vous pouvez suivre la progression en cliquant sur l'option pour afficher les travaux en cours.
À noter : si l'importation échoue, consultez le fichier journal server.log dans le répertoire \Extensis\Portfolio Server\logs. Le fichier journal listera tous les éléments qui ont été actualisés avec succès et les raisons pour lesquelles d'autres ont été passés.