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Comment créer des catalogues

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JenniferG
  • Mise à jour

Dans l'administration de Portfolio, l'administrateur peut créer et gérer les catalogues. Avant de créer un catalogue, vous devez d'abord sélectionner un modèle de catalogue et déterminer le type de stockage de votre catalogue.

 

Modèles de catalogues

Automatiquement, Portfolio propose quatre modèles de catalogues. Chaque modèle peut être personnalisé. En outre, les utilisateurs peuvent créer et personnaliser un modèle. Plus de renseignements sur les modèles de catalogues sont disponibles ici.

  1. Usage général : modèle par défaut.
  2. Simple : ce modèle ne contient aucun champ personnalisé et n'est pas configuré pour extraire les métadonnées des fichiers.
  3. Spectrum : Spectrum est la norme britannique pour la gestion des collections.
  4. VRA Core : VRA Core est une norme de données pour les œuvres de la culture visuelle et des arts plastiques.
  5. Modèles de catalogues personnalisés : vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés.

 

Types de stockage des catalogues

Il est important de prendre en compte les objectifs organisationnels lors du choix d'un type de stockage.

Le coffre : 

Les catalogues du coffre sont stockés dans le coffre de Portfolio et gérés par Portfolio. Le coffre-fort est une base de données sécurisée et personnalisée qui n'est pas accessible pour être parcourue occasionnellement. L'administrateur Portfolio ou l'administrateur de catalogue peut contrôler qui a accès aux ressources du coffre. Un catalogue Coffre est idéal pour les ressources nécessitant une sécurité supplémentaire

 

Avantages d'un catalogue Coffre Remarques sur le catalogue Coffre
  • Les versions des ressources (versioning - non disponibles dans les dossiers surveillés).
  • Entrée et sortie des ressources.
  • Élimination des accès non autorisés aux ressources.
  • La plupart des utilisateurs ne peuvent ni modifier ni supprimer une ressource.
  • .
  • Les besoins de stockage peuvent être considérablement plus élevés que ceux des catalogues en Dossier surveillé, en particulier lorsque la version des ressources est activée  (!)

Les dossiers surveillés : 

Avantages d'un catalogue en dossier surveillé

 Remarques sur les catalogues en dossier surveillé
  • Les ressources peuvent être situées n'importe où sur votre réseau.
  • Ne nécessite pas d'espace sur un serveur dédié pour vos ressources.
  • Lorsque des ressources sont ajoutées ou enlevées d'un dossier AutoSync, Portfolio voit les modifications et actualisera automatiquement.
  • Tous les emplacements où des ressources sont stockées doivent être accessibles en lecture / écriture par Portfolio
  • Sauvegarder des ressources individuellement peut s'avérer fastidieux s'il y a plus d'un emplacement (!)
  • Les non-utilisateurs de Portfolio ayant un accès au réseau peuvent supprimer des ressources. (!)
  • Les versions ne sont pas disponibles avec les catalogues en dossier surveillé (!)

À noter: si vous choisissez les catalogues en dossier surveillé, il est important que tous les utilisateurs s'entendent sur un processus de travail. Le fait de ne pas disposer d'un processus de travail établi et appliqué peut entraîner une mauvaise gestion ou la suppression de ressources.

Une fois que vous avez décidé de votre modèle de catalogue et type de stockage, il est temps maintenant de créer un catalogue.

 

Étapes à suivre  Créer un catalogue

  1. Dans l'administration de Portfolio, cliquez sur Catalogues
  2. Cliquez sur Ajouter un nouveau catalogue
  3. Choisissez un modèle de catalogue
  4. Indiquez un nom de catalogue.
  5. Choisissez une méthode de collationnement (langue) dans le menu déroulant.
  6. Choisissez un type de stockage.
    1. Catalogue Coffre
    2. Dossiers surveilles
  7. Cliquez sur le bouton Créer.

 

 

 

 

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