Connect Fonts : Importation d’une liste d’utilisateurs

Vous pouvez créer des comptes d’utilisateurs Connect Fonts en important une liste formatée d’adresses e-mail et de noms.

Si vous avez exporté une liste d’utilisateurs depuis une autre source, vous devrez peut-être effectuer un nettoyage de la liste avant qu’elle ne soit prête à être importée dans Connect Fonts. Consultez la section Importation d’une liste exportée pour obtenir des conseils.

Le fichier d’importation doit contenir une liste séparée par des virgules. Chaque ligne de la liste comprend une adresse e-mail, un prénom et un nom. Vous ne pouvez omettre aucun champ. Si vous souhaitez inviter Adele à rejoindre votre équipe, vous devez inclure son nom de famille (Adkins).

Enregistrez le fichier au format UTF-8, avec des fins de ligne Windows (CR/LF) ou Unix (LF).

Vous pouvez utiliser votre tableur préféré pour créer la liste, puis l’enregistrer ou l’exporter dans le format approprié.

Pour chaque ligne, inscrivez l’adresse e-mail dans la colonne A, le prénom dans la colonne B et le nom dans la colonne C.

Si vous créez la liste dans Microsoft Excel, utilisez Fichier > Enregistrer sous et définissez le Format du fichier comme CSV UTF-8 pour l’enregistrer au format CSV.

Si vous créez la liste dans Apple Numbers, assurez-vous de n’afficher que trois colonnes, puis utilisez Fichier > Exporter vers > CSV pour l’exporter au format CSV.

Lorsque vous exportez le fichier précédent, il ressemblera à ceci :

• superman@dailyplanet.news,Clark,Kent¬

• queenbey@music.net,Beyoncé,Beyoncé¬

• antman@avengers.org,Scott,Lang¬

• justadele@music.co.uk,Adele,Adkins

Dans ce cas, ¬ représente une fin de ligne. Certains éditeurs peuvent afficher la marque de paragraphe : ¶. Remarque : la dernière ligne du fichier n’a pas de caractère final. La plupart des fichiers CSV se présenteront de cette façon, mais Connect Fonts importera correctement un fichier qui a une marque finale de fin de ligne.

Pour importer votre liste d’utilisateurs dans Connect Fonts :

1. Cliquez sur le bouton menu à côté de Inviter l’utilisateur et choisissez Importation en bloc d’utilisateurs.

2. Si vous avez déjà des comptes d’utilisateurs mais que vous souhaitez supprimer ceux qui n’existent pas dans votre fichier d’importation, sélectionnez Supprimez tous vos utilisateurs existants dans Connect qui ne sont pas inclus dans le fichier d’importation.

   (Connect supprimera uniquement les comptes d’utilisateurs, pas les administrateurs ou le gestionnaire de licences.)

3. Cliquez sur Télécharger le fichier, sélectionnez le fichier à importer, puis cliquez sur Transférer.

   • En cas d’erreurs dans le fichier d’importation, Connect affichera les erreurs et n’effectuera pas l’importation.

   • Si l’importation entraîne plus de comptes que vous n’avez de licences (après avoir pris en compte les utilisateurs supprimés), Connect vous en informera et n’effectuera pas l’importation.

   • Si vous avez choisi de supprimer les comptes d’utilisateurs existants au profit de ceux du fichier d’importation, Connect vous demandera la liste des comptes d’utilisateurs à supprimer.

   • Si le fichier est importé correctement, la liste des utilisateurs s’actualisera.

Une fois votre importation réussie, si vous constatez une chaîne de caractères étrange où une seule lettre accentuée ou une lettre non anglaise est prévue, assurez-vous que votre fichier est au format UTF-8. Vous devrez peut-être réexporter le fichier depuis votre feuille de calcul, puis le réimporter dans Connect Fonts.

Extensis informera les nouveaux utilisateurs par e-mail que vous les avez invités à utiliser Connect Fonts.

Connect crée de nouveaux comptes d’utilisateurs avec l’autorisation Lecture seule et aucune bibliothèque de polices affectée.

Importation d’une liste exportée

De nombreuses personnes voudront être en mesure d’importer une liste d’utilisateurs Connect Fonts qu’ils ont exportée depuis une autre source, telle qu’un service Active Directory.

Si vous avez un quelconque contrôle sur la liste source, essayez de vous assurer qu’elle ne contient que les champs et les lignes dont vous avez besoin, et que les valeurs des champs (adresse e-mail, prénom et nom) sont séparées par des virgules, et non par des tabulations ou des points-virgules.

Avoir un bon éditeur de texte à portée de main s’avère utile pour examiner et apporter des corrections mineures aux fichiers texte. Si vous avez reçu un fichier séparé par des tabulations, par exemple, il est facile de rechercher et de remplacer des caractères de tabulation par des virgules.

Un client nous a fourni un exemple de fichier exporté depuis une source Active Directory. Dans ce cas, le fichier ressemble à ceci :

• Adresse e-mail;Service;Nom de famille;Prénom¬

• sjones@thecompany.com;Publicité;Jones;Sam¬

• art.ornott@freelance.net;Marketing;Ornott;Art¬

• henri@freelance.net;Marketing;Galveston;Hénri¬

• bsawyer@thecompany.com;Finance;Sawyer;Buzz

(À nouveau, le ¬ indique une fin de ligne.)

Ce fichier comporte une ligne d’en-tête (elle indique les données contenues dans chaque colonne) et quatre colonnes. La colonne supplémentaire est la deuxième, intitulée « Service ». De plus, les colonnes « Prénom » et « Nom de famille » sont dans l’ordre inverse de celui qui est nécessaire.

Ce que nous allons faire pour « corriger » cela : prendre la fichier .csv d’origine, l’ouvrir ou l’importer dans une feuille de calcul, puis l’exporter en tant que nouveau fichier .csv formaté correctement et prêt à être importé dans Connect Fonts.

Correction du fichier d’importation dans Numbers

Alors que l’application Numbers n’est disponible que sur les appareils Apple, la version iCloud fonctionne parfaitement bien depuis Windows et le processus de correction du fichier est presque identique à la version de bureau.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier et choisissez Ouvrir avec > Numbers (ou Numbers.app).

   Numbers devrait reconnaître le séparateur point-virgule et afficher les données :

   

2. Pour supprimer la colonne « Service », déplacez le curseur sur l’en-tête de la colonne B afin que la flèche de menu ˅ apparaisse, cliquez sur le bouton ˅, puis choisissez Supprimer la colonne dans le menu.

   Dès que vous apportez une modification aux données, Numbers donne à la feuille de calcul un nom temporaire avec l’extension .numbers.

3. Cliquez sur l’en-tête de la (nouvelle) colonne C, puis faites glisser la colonne C entre les colonnes A et B actuelles.

   

4. Étant donné que la première rang de la feuille de calcul ne contient aucune donnée réelle, nous devons la supprimer. Déplacez le curseur sur la marque du rang jusqu’à ce que la flèche de menu ˅ apparaisse, cliquez sur la flèche, puis choisissez Supprimer le rang dans le menu.

   

5. Choisissez Fichier > Exporter vers > CSV. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Suivant, puis enregistrez le nouveau fichier (veillez à ne pas écraser le fichier d’origine).

Lorsque vous quittez Numbers, il vous invite à enregistrer le nouveau fichier. Vous pouvez cliquer en toute sécurité sur Supprimer.

Correction du fichier d’importation dans Excel

1. Démarrez Excel et créez un nouveau classeur.

2. Cliquez sur Données dans le ruban.

3. Dans Excel pour Windows, cliquez sur À partir d’un fichier texte/CSV dans la section Récupérer et transformer des données.

   Dans Excel pour Mac, cliquez sur Obtenir des données (Power Query), puis cliquez sur Texte/CSV.

4. Dans Excel pour Windows, sélectionnez le fichier à importer et cliquez sur Importer.

   Dans Excel pour Mac, cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier, cliquez sur Obtenir les données, puis cliquez sur Suivant.

   

5. Cliquez sur Charger pour charger les données dans la feuille de calcul.

   À l’aide de nos exemples de données, Excel crée une feuille avec 4 colonnes et 6 lignes.

   

6. Pour supprimer la colonne « Service », cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête de la colonne B et choisissez Supprimer dans le menu.

7. Pour déplacer la colonne « Prénom » en deuxième position, cliquez sur l’en-tête de la colonne C, maintenez la touche Maj enfoncée, puis déplacez le curseur entre l’en-tête de la colonne et le haut de la première ligne.

   Dans Excel pour Windows, le curseur se transforme en flèche à 4 branches.

   Dans Excel pour Mac, le curseur se transforme en main.

   Faites glisser la colonne C jusqu’à ce que vous voyiez un séparateur solide entre la colonne A et la colonne B, puis relâchez le bouton de la souris.

   

8. Cliquez dans la zone de données de la feuille de calcul, puis cliquez sur Création de tableau dans le ruban (appelé simplement Tableau dans Excel pour Mac).

9. Désélectionnez l’option Ligne d’en-tête.

   Excel efface la première ligne de la feuille de calcul.

10. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête de ligne de la première ligne et choisissez Supprimer dans le menu.

11. Faites de même pour supprimer la nouvelle première ligne (celle qui indique Adresse e-mail, Prénom, Nom de famille).

    Les données de la feuille de calcul correspondent désormais au format que nous devons importer dans Connect Fonts.

12. Dans Excel pour Windows, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous, cliquez ensuite sur Parcourir, entrez le nom que vous souhaitez pour le fichier de données modifié, sélectionnez CSV UTF-8 depuis le menu Type, et enfin, cliquez sur Enregistrer.

    Dans Excel pour Mac, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous, entrez un nom de fichier, sélectionnez CSV UTF-8 depuis le menu Format du fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

    (Si Excel affiche une boîte de dialogue d'avertissement, cliquez sur OK pour continuer.)