Prüfung Ihres Vermögens
Die Prüfung Ihrer gesammelten Assets ist ein entscheidender Schritt, um wichtige Dateien zu priorisieren und zuerst zu reparieren. Anhand der gesammelten Assets kann Ihr Team dann entscheiden, welche Assets in den letzten Monaten im Produktionsprozess stark genutzt wurden oder ständig wiederkehrende Projekte sind, und welche Assets fertiggestellt sind und nur noch als Referenz oder für seltene Besuche verwendet werden. Wir empfehlen, Ihre Assets in diese beiden Gruppen aufzuteilen - aktuelle Projekte und Archivierungsprojekte.
Aktuelle Projekte:
Aktuelle Projekte sind die Dateien, die Ihre Organisation regelmäßig verwendet. Diese Dateien sind Teil der aktuellen oder laufenden Arbeit für Ihre Organisation oder Ihre(n) Kunden. Dazu können auch gängige Dateien gehören, die wiederholt verwendet werden, um z. B. Branding-Richtlinien zu befolgen, wie Logos, Grafiken, Vorlagen usw.
Archivierungsprojekte:
Archivierungsprojekte sind Dateien, die Ihre Organisation aufbewahren möchte, die aber nicht Teil der aktuellen Arbeit sind. Dabei kann es sich um interne Dateien oder um Arbeiten für Kunden handeln, die jedoch nicht mehr geändert werden müssen. Sie werden für die Nachwelt, zur Inspiration und als Referenz aufbewahrt. Da diese Dateien jedoch möglicherweise später wieder zur Verfügung stehen müssen, ist es wichtig, ihre Kompatibilität für aktuelle und zukünftige Projekte zu gewährleisten.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Überprüfung Ihrer Bestände beide Projekttypen im Auge zu behalten, aber den laufenden Projekten Vorrang einzuräumen. Berücksichtigen Sie die Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen, um an diesem Thema zu arbeiten, ohne dabei bestehende Arbeiten und Termine übermäßig zu belasten. Konzentrieren Sie sich darauf, was für Ihr Unternehmen am besten ist, wenn Sie Ihre Bestände in Extensis Connect verschieben. Bedenken Sie, dass Nichtstun auch Auswirkungen auf Ihren Workflow hat und schlimmer sein kann, als mit der Behebung Ihrer Dokumente zu beginnen. Sie können sich auch dafür entscheiden, Archivprojekte zu aktualisieren, wenn sie einzeln überprüft werden, anstatt sie in großen Mengen zu bearbeiten, da sie von den vorrangigen Dokumenten ablenken und Ihre Zeit über Gebühr beanspruchen können.
Stellen Sie sich bei der Prüfung der Vermögenswerte Ihres Unternehmens die folgenden Fragen:
- Benötige ich ständigen Zugang zu allen Vermögenswerten?
- Wurde diese Anlage in den letzten Monaten genutzt?
- Wann wurde es zuletzt benutzt?
- Wie oft wird es verwendet?
- Wird sich dieser Vermögenswert auf die künftige Arbeit auswirken?
- Ist sie noch relevant?
- Sollte sie archiviert werden?
- Handelt es sich bei diesem Asset um eine Vorlage für Ihre Organisation oder einen Kunden?
- Handelt es sich bei diesem Asset um einen Markenleitfaden für Ihr Unternehmen oder einen Kunden?
Nächste: