'audit De Vos Actifs
L'audit de vos actifs collectés est une étape cruciale dans la hiérarchisation des fichiers importants à réparer en priorité. Une fois les actifs rassemblés, votre équipe peut décider quels actifs ont été fortement utilisés dans le processus de production au cours des derniers mois ou sont des projets récurrents, et quels actifs sont des éléments finis et ne sont utilisés qu'à titre de référence et pour de rares visites. Nous vous recommandons de diviser vos ressources en deux groupes : lesprojets en cours et les projets d'archives .
Projets En Cours :
Les projets en cours sont les fichiers que votre organisation utilise régulièrement. Ces actifs font partie du travail actuel ou en cours de votre organisation ou de vos clients. Il peut également s'agir de fichiers populaires utilisés régulièrement pour respecter des lignes directrices en matière d'image de marque, tels que des logos, des graphiques, des modèles, etc.
Projets D'archives :
Les projets d'archives sont des fichiers que votre organisation souhaite conserver mais qui ne font pas partie d'un travail en cours. Il peut s'agir de fichiers internes ou de travaux pour des clients, mais ces actifs n'ont plus besoin d'être modifiés. Ils sont conservés pour la postérité, l'inspiration et la référence. Toutefois, comme ces actifs peuvent devoir être disponibles plus tard, il est essentiel de garantir leur compatibilité permanente pour les projets actuels et futurs.
Lors de l'examen de vos actifs, nous vous recommandons de garder à l'esprit les deux types de projets, mais de donner la priorité aux projets en cours. Considérez les ressources dont vous disposez pour travailler sur cette question, sans alourdir indûment le travail et les délais existants. Concentrez-vous sur ce qui est le mieux pour votre organisation lorsque vous déplacez vos ressources vers Extensis Connect. Gard ez à l'esprit que ne rien faire a également un impact sur votre flux de travail et peut être pire que de commencer à réparer vos documents. Vous pouvez également décider de mettre à jour les projets d'archives lorsqu'ils sont réexaminés un par un, plutôt que de les traiter en masse, car ils peuvent détourner l'attention des documents prioritaires et vous faire perdre du temps.
Lors de l'audit des actifs de votre organisation, posez-vous les questions suivantes :
- Ai-je besoin d'un accès permanent à tous les actifs ?
- Ce bien a-t-il été utilisé au cours des derniers mois ?
- Quand a-t-il été utilisé pour la dernière fois ?
- Quelle est la fréquence d'utilisation ?
- Cet actif aura-t-il un impact sur le travail futur ?
- Est-il toujours d'actualité ?
- Faut-il l'archiver ?
- Ce bien est-il un modèle pour votre organisation ou pour un client ?
- S'agit-il d'un guide de la marque pour votre organisation ou pour un client ?
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