Planification Des Actifs
Maintenant que vos actifs sont organisés, consultables et prêts à être utilisés, il est temps d'élaborer un plan pour vos actifs futurs. Voici quelques mesures à prendre pour garder le contrôle sur l'avenir.
Attribuer Des Responsabilités
Identifiez les personnes qui, au sein de votre organisation, continueront à réviser, à mettre à jour, à télécharger et à identifier les actifs qui doivent être corrigés. Ces personnes sont la clé du succès de la collecte des actifs de votre organisation.
Définir Et Documenter Un Processus
La définition et la documentation de ce processus aideront les autres membres de votre organisation à savoir où trouver, comment trouver, comment télécharger et comment travailler avec les ressources. L'existence d'un processus défini permettra de réduire le nombre de ressources inutiles dans les bibliothèques de ressources Connect des projets en cours de votre organisation.
Fixer Des Délais D'examen
Établissez un calendrier pour la révision de vos bibliothèques d'actifs. Comme toute chose, les ressources peuvent devenir obsolètes. En archivant les éléments appropriés, vous contribuerez à l'organisation de vos ressources et à la clarté des projets, modèles, guides de marque et guides de style les plus récents au fil du temps. Cela permettra également de réduire l'encombrement inutile.
Ilpeut également arriver un moment où même les actifs archivés n'ont plus d'utilité et représentent simplement un coût de maintenance. Il n'y a pas de mal à envisager la suppression s'il est clair qu'un élément ne sera plus jamais utilisé à quelque fin que ce soit.
Nous recommandons de procéder à des examens périodiques de vos actifs à intervalles réguliers. La fréquence de ces révisions dépend du cycle de vie de votre projet. Choisissez les moments qui conviennent le mieux au calendrier de votre organisation. Les révisions doivent avoir lieu entre deux travaux nécessitant l'utilisation du bien, ou lorsque le temps le permet.
Par exemple, si vous disposez de certains actifs très utilisés en début d'année, nous vous suggérons de les examiner vers la fin de leur cycle d'utilisation. Une autre solution consiste à examiner ces actifs au moins un mois avant qu'ils ne soient à nouveau utilisés.
Archiver Ou Ne Pas Archiver
Tous les actifs doivent être examinés immédiatement après leur utilisation afin de déterminer s'ils continueront à être utilisés dans un avenir prévisible. Si une ressource continue d'être utilisée, elle doit rester dans la bibliothèque Connect. Si l'actif n'est plus nécessaire pour des projets futurs, il doit être déplacé vers votre emplacement d'archivage pour être récupéré plus tard si nécessaire.